Productividad en tareas administrativas: La oficina eficiente

¿Cuánto tiempo nos pasamos comunicando cosas que deberían estar claras?

¿Por qué hay tanta diferencia entre unos administrativos y otros a la hora de hacer una tarea?

¿Por qué si hago yo una tarea tardo cuatro veces menos que si la encargo o delego?

¿Qué podría hacer para poder delegar más y mejor y que no me faltara tanto tiempo cada día?

¿Qué podría hacer para estandarizar el trabajo de la oficina?

¿Cometemos reiteradamente los mismos errores?

¿Cómo podría organizar la multitud de tareas que tengo en un mismo día? ¿Qué puedo hacer para centrarme en cada una de ellas y no estar pensando en las demás? ¿Cómo se puede superar ese remordimiento?

Se me ocurren multitud de ideas para mejorar la situación. ¿Por qué las mejoras nunca se ponen en marcha?

¿Con qué grado de arbitrariedad se asignan y se diseñan los trabajos de oficina?

Todos realizamos tareas en gran medida administrativas. Una tarea administra­tiva puede verse como un trabajo anárquico, sin orden, pero si este se estructura, puede ser un proceso con un nivel menor de variabilidad.

La productividad de las tareas administrativas se puede mejorar significati­vamente

Como se verá en el gráfico, hay un gran potencial de mejora en los tiempos de ejecución de las tareas administrativas.

Se suelen considerar tareas administrativas la facturación, procesamiento de pe­didos, elaboración de cartas, comprobación de albaranes, realización de albaranes, etc. No obstante, creer que las tareas administrativas se reducen al personal que realiza estos trabajos es un error.

Todos los trabajadores del conocimiento realizan tareas administrativas: contables, médicos, abogados, ingenieros, arquitectos, gerentes y directivos.

De hecho, me atrevería a decir que, para la mayoría de los casos enumera­dos, la carga administrativa supera el 75% de la dedicación, siendo el resto asignable al conocimiento específico de cada profesión o especialización.

Por este motivo, mejorar la productividad del componente administrativo es importantísimo para la productividad global de los trabajadores del conocimien­to. Si estos reducen el tiempo dedicado a tareas rutinarias, podrán aumentar el tiempo empleado en el conocimiento, pudiéndose así hacer mejores aportaciones a sus empresas y a la sociedad.

Se anotan a continuación dos citas de Peter Drucker:

«Poco después de que Taylor empezara a aplicar el conocimiento al trabajo, la productividad empezó a aumentar a un ritmo del 3,5 al 4por cien anual —lo cual significa doblar la producción cada dieciocho años aproximadamente—. Desde que Taylor empezó, la productividad se ha multiplicado por cincuenta en todos los países desarrollados… Gran parte de este aumento —tal como predijo Taylorha sido captado por los trabajadores, es decir, por el proletariado de Karl Marx.»

«La contribución más sobresaliente, y de hecho la más importante del siglo XX, fue el incremento de 50 veces en la productividad de la manufactura. La contribución más importante que la gerencia necesita hacer en el siglo XXI es incrementar de igual manera la productividad del trabajo de los conocimientos, y del trabajador del cono­cimiento.»

Efectivamente, parece habitual o normal hacer una administración científica de los trabajos industriales, pero no suele hacerse lo mismo con las tareas admi­nistrativas, de oficina o del conocimiento y, como dice Peter Drucker, ese es el gran nuevo reto. En este tipo de trabajos la primera manera de ser productivo es la de tener un método, llevarlo a cabo y no tener que repetir los trabajos injustificada y reiteradamente; la segunda, estar concentrado en lo que se está haciendo.

Formato:  pdf Comprimido:  rar Peso:  116.41 MB Lenguaje:  Español

Sin comentarios

Sergi dijo:07 May. 2020

Los vínculos están rotos

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Violeta Martin dijo:07 May. 2020

Cual es el precio

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Teofilo dijo:07 May. 2020

Muchas gracias por compartir.

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Alfredo Napoleón dijo:08 May. 2020

Ya lo quitaron.
🙁

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